Procesy (Workflow)
Procesy
Proces (workflow) definiuje ścieżkę realizacji zgłoszenia — od przyjęcia do zamknięcia. Składa się ze statusów, etapów i operacji między nimi.
Zarządzanie procesami dostępne jest pod Konfiguracja → Procesy.
Diagram procesu
Diagram wizualizuje etapy i połączenia między nimi. Jest generowany na podstawie aktualnej konfiguracji i odświeża się po każdej zmianie.
Statusy
Statusy to słownik stanów definiowany na poziomie całego procesu. Każdy status ma wielojęzyczną nazwę, kolor i status aktywności. Każdy etap procesu ma przypisany jeden status z tego słownika.
Statusy zarządzane są z poziomu procesu pod Statusy procesu.
Etapy
Etap reprezentuje fazę realizacji zgłoszenia (np. Przyjęte, W realizacji, Zakończone). Każdy etap ma:
- Nazwę i opis — wielojęzyczne
- Status — jeden status przypisany z puli statusów procesu
- Kolor — kolor wyróżnienia etapu na liście zgłoszeń
- Etap startowy — oznacza etap, w którym tworzone są nowe zgłoszenia
- Etap końcowy — oznacza etap zamknięcia zgłoszenia
- Maksymalny czas trwania — ile dni roboczych zgłoszenie może przebywać w tym etapie (0 = monitorowanie wyłączone)
- Grupy uprawnień — które grupy mają dostęp do zgłoszeń w tym etapie
Etapy zarządzane są z poziomu procesu pod Etapy procesu.
Operacje
Operacja to akcja przenosząca zgłoszenie z bieżącego etapu do innego. Operacje przypisane są do konkretnego etapu (źródłowego). Każda operacja ma:
- Nazwę i opis — wielojęzyczne; nazwa wyświetlana jest jako przycisk na karcie zgłoszenia
- Etap docelowy — do jakiego etapu przenosi operacja
- Kolejność wyświetlania — kolejność przycisków operacji na karcie zgłoszenia
- Grupy uprawnień — które grupy mogą wykonać tę operację
Operacje zarządzane są z poziomu etapu pod Operacje etapu.
Uprawnienia do etapów i operacji
Grupy uprawnień można przypisać niezależnie do etapów i do operacji:
- Uprawnienia etapu — określają, które grupy widzą i mają dostęp do zgłoszeń znajdujących się w tym etapie
- Uprawnienia operacji — określają, które grupy mogą wykonać daną operację (przejść zgłoszenie do kolejnego etapu)
FAQ
Czy jeden proces może być używany przez wiele typów zgłoszeń?
Tak. Ten sam proces można przypisać do wielu typów zgłoszeń.
Czym różni się etap od statusu?
Etap to główna faza realizacji zgłoszenia (np. W realizacji). Status to etykieta stanu przypisana do etapu (np. Otwarte). Każdy etap ma dokładnie jeden status.
Czym jest operacja?
Operacja to przycisk na karcie zgłoszenia, który przenosi zgłoszenie do innego etapu. Jest przypisana do etapu źródłowego i wskazuje etap docelowy.
Czy można ograniczyć kto widzi dany etap?
Tak. Każdy etap ma przypisane grupy uprawnień — tylko użytkownicy należący do tych grup mają dostęp do zgłoszeń w tym etapie.
Czy można ograniczyć kto może wykonać daną operację?
Tak. Każda operacja ma przypisane grupy uprawnień — tylko użytkownicy z tych grup widzą i mogą kliknąć przycisk operacji na karcie zgłoszenia.
Ile procesów mogę stworzyć?
Liczba dostępnych procesów zależy od wybranego planu abonamentowego.
Czy można usunąć etap który ma przypisane zgłoszenia?
Nie. Etap można usunąć tylko jeśli żadne aktywne zgłoszenie nie znajduje się w tym etapie.