Konfiguracja raportów
Gdzie konfiguruje się raporty
Raporty definiuje się dla konkretnego typu zgłoszenia: Konfiguracja → Typy zgłoszeń → [typ] → Raporty. Raport zawsze zwraca zgłoszenia tego jednego typu — dla innego typu utwórz osobny raport.
Na liście raportów danego typu widoczne są: nazwa raportu wraz z przypisanymi harmonogramami i wersjami, opis oraz orientacja PDF. Menu przy każdym raporcie pozwala go edytować, przejść do konfiguracji pól lub usunąć.
Tworzenie raportu
Przycisk Dodaj raport otwiera panel z ustawieniami:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nazwa raportu | Widoczna dla użytkowników na liście raportów; używana też jako nazwa pliku i arkusza w eksporcie (do 255 znaków) |
| Opis | Krótkie wyjaśnienie, co raport pokazuje (do 500 znaków) |
| Orientacja PDF | Pionowa lub pozioma — dotyczy wyłącznie eksportu do PDF |
Orientacja pozioma dla szerokich raportów
Raport z wieloma kolumnami w orientacji pionowej może być w PDF nieczytelny. Przy więcej niż kilku kolumnach ustaw orientację poziomą albo ogranicz liczbę kolumn i korzystaj z eksportu XLS.
Liczba raportów w koncie może być ograniczona pakietem. Po osiągnięciu limitu przycisk Dodaj raport jest nieaktywny, a pod nim wyświetla się informacja o maksymalnej liczbie raportów.
Kolumny raportu
Nowo utworzony raport nie ma żadnych kolumn — dopóki ich nie dodasz, użytkownicy zobaczą ostrzeżenie zamiast tabeli wyników.
Kolumny konfiguruje się przez menu raportu → Pola raportu. Działa to tak samo jak pola aplikacji w innych modułach (zobacz Pola aplikacji): dodajesz pole, ustalasz jego nazwę, kolejność wyświetlania i opcje specyficzne dla raportu.
Do raportu można dodać:
- pola systemowe zgłoszenia — m.in. numer wewnętrzny, numer zewnętrzny, numer zamówienia, data utworzenia, data przyjęcia, data zakończenia, data zamknięcia, data zakupu, data zakończenia etapu, klient, dystrybutor, serwis, produkty, kategoria, etap, status, priorytet, kanał, opiekun, autor, osoba modyfikująca, opis, uwagi, koszt, liczba dni, liczba dni roboczych,
- pola własne zdefiniowane dla danego typu zgłoszenia.
Dni i dni robocze
Kolumna liczba dni to liczba dni od przyjęcia (lub utworzenia) zgłoszenia — dla zgłoszeń zamkniętych liczona do daty zamknięcia, dla otwartych do dnia dzisiejszego. Kolumna liczba dni roboczych liczona jest analogicznie, ale z pominięciem weekendów.
Opcje raportowe pola
W konfiguracji pola dodanego do raportu dostępna jest zakładka Opcje raportu:
- Filtrowanie — czy użytkownik może filtrować raport po tym polu. Tylko pola z włączoną tą opcją pojawiają się w kreatorze filtrów
- Ukryj kolumnę — pole pozostaje w konfiguracji raportu, ale nie jest wyświetlane w tabeli ani w eksporcie
- Sortowanie — czy raport ma być sortowany po tym polu
- Kierunek sortowania — rosnąco lub malejąco
Kolejność kolumn w tabeli i w pliku wynika z kolejności wyświetlania pól. Ta sama kolejność decyduje o priorytecie sortowania, gdy sortowanie włączono dla kilku pól. Jeśli żadne pole nie ma włączonego sortowania, wyniki są sortowane malejąco po dacie utworzenia zgłoszenia.
Nazwę nagłówka kolumny można nadpisać na poziomie pola raportu — przydatne, gdy nazwa pola w systemie różni się od nagłówka oczekiwanego przez odbiorcę zestawienia.
Harmonogramy i wersje
Pod nazwą raportu na liście widoczne są przypisane do niego:
- Harmonogramy — cykliczne generowanie i wysyłka e-mail (zobacz Harmonogramy raportów). Kliknięcie nazwy otwiera edycję, ikona kosza usuwa harmonogram
- Wersje — zapisane zestawy filtrów (zobacz Raporty). Z tego poziomu można je usuwać
Zarówno harmonogramy, jak i wersje tworzą użytkownicy z poziomu wyników raportu — konfiguracja typu zgłoszenia służy do ich przeglądania, edycji i usuwania.
Uprawnienia
Dostęp do raportów regulują uprawnienia przypisywane grupom (Administracja → Grupy i uprawnienia):
| Obszar | Uprawnienia |
|---|---|
| Raporty | przeglądanie, tworzenie, edycja, usuwanie oraz wykonywanie raportów |
| Harmonogramy | przeglądanie, tworzenie, edycja, usuwanie |
| Wersje | przeglądanie, tworzenie, edycja, usuwanie |
Uprawnienie do wykonywania raportów daje dostęp do menu Raporty, uruchamiania raportów, eksportu i listy pobierania. Pozostałe uprawnienia dotyczą konfiguracji i są zwykle przypisywane administratorom.
Raport a zakres organizacji
Raport nie omija uprawnień do danych. Niezależnie od jego konfiguracji użytkownik zobaczy w wyniku wyłącznie zgłoszenia z organizacji, do których ma dostęp.
Usuwanie raportu
Usunięcie raportu jest nieodwracalne i kasuje razem z nim wszystkie przypisane harmonogramy, wersje oraz konfigurację kolumn. Zgłoszenia i ich dane pozostają nienaruszone — raport jest tylko sposobem prezentacji danych.
FAQ
Czy jeden raport może obejmować kilka typów zgłoszeń?
Nie. Raport jest przypisany do jednego typu zgłoszenia. Dla innego typu utwórz osobny raport z własnym zestawem kolumn.
Dlaczego użytkownik widzi komunikat, że raport nie ma pól?
Do raportu nie dodano jeszcze żadnej kolumny. Przejdź do menu raportu → Pola raportu i dodaj pola.
Jak udostępnić raport tylko wybranym osobom?
Poprzez uprawnienia grup — dostęp do modułu raportów nadaje się na poziomie grupy. Zakres widocznych danych dodatkowo ogranicza przypisanie użytkownika do organizacji.
Czy pole ukryte w raporcie można używać do filtrowania?
Tak. Ukrycie dotyczy wyłącznie prezentacji kolumny — pole z włączonym filtrowaniem nadal pojawia się w kreatorze filtrów.
Czy zmiana konfiguracji raportu wpływa na istniejące harmonogramy?
Tak. Harmonogramy przechowują tylko filtry, a zestaw kolumn i sortowanie pobierane są z aktualnej konfiguracji raportu przy każdym uruchomieniu.
Ile raportów można utworzyć?
Zależy to od pakietu. Po osiągnięciu limitu przycisk dodawania staje się nieaktywny wraz z informacją o maksymalnej liczbie raportów.