Skrzynki e-mail

Skrzynki e-mail umożliwiają automatyczne przyjmowanie zgłoszeń z wiadomości wysyłanych przez klientów. System regularnie pobiera wiadomości ze skonfigurowanych skrzynek i tworzy lub aktualizuje zgłoszenia.

Konfiguracja dostępna jest pod Konfiguracja → Skrzynki odbiorcze.

Konfiguracja skrzynki

Dane podstawowe

Dostawca — preset konfiguracji serwera: Gmail, Outlook, Yahoo, Zoho lub Inny (własne ustawienia)
Email — adres skrzynki monitorowanej przez system
Nazwa użytkownika — login do skrzynki
Hasło — hasło do skrzynki (przy autoryzacji hasłem)
Hostname — adres serwera pocztowego (uzupełniany automatycznie dla znanych dostawców)
Port — port serwera (uzupełniany automatycznie)
Katalog — folder skrzynki do monitorowania (domyślnie INBOX)

Dodatkowe ustawienia

Szyfrowanie — SSL, TLS lub brak
Autoryzacja — hasło lub OAuth2
Przetwarzanie wiadomości — co zrobić z wiadomością po przetworzeniu: oznacz jako przeczytaną lub usuń
Nierozpoznane wiadomości — co zrobić gdy wiadomość nie pasuje do istniejącego zgłoszenia: utwórz nowe zgłoszenie lub nie rób nic
Lista ignorowanych nadawców — adresy e-mail (lub fragmenty, np. @spamdomain.com) których wiadomości są pomijane
Domyślny język — język przypisywany do nowych zgłoszeń z tej skrzynki
Typ zgłoszenia — do jakiego typu trafiają zgłoszenia z tej skrzynki
Przydzielony użytkownik — użytkownik automatycznie przypisywany do nowych zgłoszeń
Przydzielona organizacja — organizacja przypisywana do nowych zgłoszeń
Aktywna — czy skrzynka jest aktywnie monitorowana

Ustawienia OAuth2

Przy wyborze autoryzacji OAuth2 (wymagane dla Gmail i Outlook):

Client ID — identyfikator aplikacji w dostawcy OAuth2
Tenant ID — identyfikator dzierżawy (dla Outlook / Microsoft 365)
Client Secret — sekret aplikacji

Przetwarzanie wiadomości

Wiadomość przychodząca do skrzynki jest dopasowywana do istniejącego zgłoszenia na podstawie numeru zgłoszenia w temacie wiadomości. Jeśli dopasowanie się powiedzie — wiadomość jest dołączana do zgłoszenia. Jeśli nie — zachowanie określa ustawienie Nierozpoznane wiadomości.

Załączniki z wiadomości e-mail są automatycznie dołączane do zgłoszenia.

Log e-mail

Historia odebranych wiadomości i wynik ich przetwarzania dostępne są pod System → Log e-mail. Każda wiadomość jest rejestrowana wraz z wynikiem operacji i ewentualnym powodem odrzucenia. Szczegółowy opis dostępny jest w rozdziale Log e-mail.

FAQ

Jak często system sprawdza skrzynkę?

System sprawdza skrzynki regularnie w tle — zazwyczaj co kilka minut.

Jak skonfigurować Gmail lub Outlook?

Wybierz odpowiedniego dostawcę — hostname, port i szyfrowanie zostaną uzupełnione automatycznie. Gmail i Outlook wymagają autoryzacji OAuth2 (Client ID i Client Secret z panelu deweloperskiego dostawcy).

Co to znaczy "nierozpoznana wiadomość"?

Wiadomość nierozpoznana to taka, której system nie mógł dopasować do istniejącego zgłoszenia. Można wtedy automatycznie tworzyć nowe zgłoszenie lub pominąć wiadomość do ręcznej obsługi.

Czy mogę ignorować powiadomienia od konkretnych nadawców?

Tak. Wpisz adres e-mail lub fragment adresu (np. @firma.com) w polu Lista ignorowanych nadawców — wiadomości od tych adresów będą pomijane.

Czy system obsługuje wiadomości z załącznikami?

Tak. Załączniki z wiadomości są automatycznie dołączane do zgłoszenia.

Czy mogę mieć wiele skrzynek dla różnych typów zgłoszeń?

Tak. Każda skrzynka jest przypisana do jednego typu zgłoszenia — możesz skonfigurować dowolną liczbę skrzynek.

Co jeśli wiadomość nie utworzyła zgłoszenia?

Sprawdź System → Log e-mail — każda wiadomość jest tam rejestrowana wraz z wynikiem przetwarzania i powodem pominięcia lub błędu.