Eksport i pobieranie raportów
Jak działa eksport
Eksport raportu jest zadaniem w tle. Po kliknięciu przycisku eksportu system nie generuje pliku od razu w przeglądarce — tworzy zlecenie, ustawia je w kolejce i przetwarza w tle. Dzięki temu możesz eksportować duże zestawienia bez blokowania pracy w aplikacji i bez ryzyka przerwania pobierania.
Zaraz po zleceniu zobaczysz komunikat: Raport został zlecony do wygenerowania. Powiadomienie otrzymasz na Twój adres e-mail.
Eksport obejmuje wszystkie wiersze pasujące do filtrów — nie dotyczy go limit 1000 rekordów obowiązujący w podglądzie na ekranie.
Dwa sposoby dostarczenia pliku
Eksportuj (PDF / CSV / XLS)
Plik trafia do sekcji Raporty → Pobieranie raportów, a na Twój adres e-mail wysyłana jest wiadomość z linkiem do pobrania. Plik jest dostępny przez 7 dni od momentu wygenerowania.
Wyślij do mnie
Plik jest generowany i wysyłany jako załącznik wiadomości e-mail na Twój adres. Nie pojawia się na liście pobierania i nie ma linku do pobrania — masz go w skrzynce pocztowej.
Który wariant wybrać
Dla dużych zestawień (kilkadziesiąt tysięcy wierszy) wybieraj Eksportuj i pobieraj plik z listy — załączniki e-mail podlegają ograniczeniom wielkości po stronie serwerów pocztowych.
Formaty plików
| Format | Charakterystyka |
|---|---|
| CSV | Separator średnik (;), kodowanie UTF‑8 z BOM, wszystkie wartości w cudzysłowach — plik otwiera się poprawnie w Excelu z polskimi znakami |
| XLS | Plik .xlsx; nagłówki kolumn pogrubione, nazwa arkusza to nazwa raportu |
| Format A4, orientacja (pionowa lub pozioma) wynika z ustawień raportu; tabela z nagłówkiem i naprzemiennym tłem wierszy |
Nazwa pliku tworzona jest z nazwy raportu (bez polskich znaków) i unikalnego identyfikatora, np. raport-reklamacji-miesieczny_9f2c...xlsx.
Limit eksportu PDF
Eksport do PDF obejmuje maksymalnie 10 000 wierszy. Przy większej liczbie danych zlecenie kończy się błędem Eksport PDF jest ograniczony do 10 000 rekordów — w takim wypadku zawęź filtry lub użyj formatu CSV albo XLS.
Lista pobierania raportów
Sekcja Raporty → Pobieranie raportów zawiera Twoje zlecenia eksportu (widzisz wyłącznie własne). Dla każdego zlecenia dostępne są kolumny:
- Raport — nazwa raportu, którego dotyczy eksport
- Format — PDF, CSV lub XLS
- Status — aktualny stan zlecenia
- Zgłoszono — data i godzina zlecenia eksportu
- Wygasa — moment, po którym plik przestaje być dostępny do pobrania
- Pobierz — link do pliku
Lista nie odświeża się sama — po zleceniu eksportu użyj przycisku Odśwież listę, aby sprawdzić, czy plik jest już gotowy.
Statusy zleceń
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| W kolejce | Zlecenie czeka na przetworzenie lub jest właśnie generowane |
| Gotowy | Plik został wygenerowany — można go pobrać (o ile nie wygasł) |
| Błąd | Generowanie nie powiodło się; obok statusu wyświetlana jest przyczyna |
Jeśli plik wygasł, zamiast linku do pobrania pojawia się informacja Wygasł, a data w kolumnie Wygasa jest wyróżniona kolorem. Wygasły raport można wygenerować ponownie — wystarczy uruchomić raport z tymi samymi filtrami i zlecić eksport jeszcze raz.
Co dzieje się po zleceniu eksportu
- Zlecenie trafia do kolejki ze statusem W kolejce.
- Usługa przetwarzająca pobiera zlecenie i uruchamia raport z zapisanymi w nim filtrami, w języku i strefie czasowej z momentu zlecenia.
- Dane są zapisywane do pliku strumieniowo (porcjami), dzięki czemu również bardzo duże zestawienia nie obciążają nadmiernie systemu.
- Gotowy plik jest zapisywany w bezpiecznym magazynie plików konta (eksport) lub dołączany do wiadomości (wysyłka do siebie).
- Wysyłana jest wiadomość e-mail — z linkiem do pobrania albo z załącznikiem.
- Status zlecenia zmienia się na Gotowy, a przy eksporcie ustawiana jest data wygaśnięcia (7 dni).
W razie błędu (np. przekroczenia limitu PDF) zlecenie otrzymuje status Błąd wraz z opisem przyczyny.
Filtry są utrwalane w zleceniu
Zlecenie eksportu zapamiętuje filtry z momentu kliknięcia przycisku. Zmiana filtrów na ekranie po zleceniu eksportu nie wpływa na plik, który już się generuje. Wartości dynamiczne dat (np. „pierwszy dzień miesiąca”) wyliczane są w chwili generowania pliku.
Uprawnienia i widoczność
- Eksport i wysyłkę do siebie może wykonać każdy użytkownik, który ma prawo uruchamiania raportów
- Na liście pobierania widoczne są wyłącznie własne zlecenia — nie zobaczysz eksportów innych użytkowników
- Plik zawiera dokładnie te dane, które zwrócił raport w Twoim zakresie organizacji
FAQ
Dlaczego plik nie pobiera się od razu po kliknięciu eksportu?
Eksport wykonywany jest w tle, aby duże zestawienia nie blokowały przeglądarki. Plik pojawi się w sekcji Pobieranie raportów, a informację o gotowości otrzymasz e-mailem.
Ile czasu zajmuje wygenerowanie raportu?
Najczęściej kilkanaście sekund. Czas zależy od liczby wierszy, liczby kolumn, formatu (PDF jest najwolniejszy) oraz bieżącego obciążenia kolejki.
Jak długo plik jest dostępny?
7 dni od wygenerowania. Po tym czasie link wygasa i raport trzeba wygenerować ponownie.
Czy w pliku są wszystkie rekordy, czy tylko 1000 jak na ekranie?
W pliku znajdują się wszystkie rekordy pasujące do filtrów. Limit 1000 dotyczy wyłącznie podglądu na ekranie. Wyjątkiem jest PDF z limitem 10 000 wierszy.
Nie dostałem e-maila z raportem — co sprawdzić?
Sprawdź folder spam, a następnie status zlecenia na liście Pobieranie raportów. Jeśli status to Gotowy, plik możesz pobrać bezpośrednio z listy, niezależnie od wiadomości e-mail.
W jakim języku generowany jest raport?
W języku interfejsu, w którym pracowałeś podczas zlecania eksportu — dotyczy to nagłówków kolumn oraz tłumaczonych wartości (np. priorytet, kanał).