Raporty

Czym są raporty

Raport to zdefiniowane wcześniej zestawienie tabelaryczne zgłoszeń jednego typu. Administrator ustala, jakie kolumny zawiera raport i po których polach można filtrować, a użytkownik uruchamia raport, zawęża wynik filtrami i eksportuje go do pliku PDF, CSV lub XLS.

Raporty znajdziesz w menu Raporty → Przeglądaj raporty. Widoczne są wyłącznie raporty utworzone w Twoim koncie — konfiguracją raportów zajmuje się administrator (zobacz Konfiguracja raportów).

Zakres danych

Raport zawsze zwraca zgłoszenia jednego typu i tylko z organizacji, do których masz dostęp. Dwie osoby mogą uruchomić ten sam raport z tymi samymi filtrami i otrzymać różną liczbę wierszy, jeśli mają przypisane różne organizacje.

Lista raportów

Na liście raportów widzisz:

Typ zgłoszenia — którego typu zgłoszeń dotyczy raport
Nazwa — nazwa raportu, a pod nią zapisane wersje (o ile istnieją)
Opis — krótkie wyjaśnienie, co raport pokazuje

Kliknięcie nazwy raportu uruchamia go. Kliknięcie nazwy wersji uruchamia raport od razu z zapisanym w niej zestawem filtrów.

Uruchamianie raportu

Po wybraniu raportu:

Jeśli raport ma pola oznaczone jako filtrowalne — wyświetla się ekran budowania filtrów. Możesz od razu kliknąć Wygeneruj raport (bez filtrów) albo najpierw zawęzić wynik.
Jeśli raport nie ma żadnych pól filtrowalnych — raport wykonuje się automatycznie zaraz po wejściu.

Generowanie odbywa się na żywo — po chwili zobaczysz tabelę z wynikami.

Budowanie filtrów

Filtr składa się z warunków ułożonych w grupy:

Warunki wewnątrz jednej grupy łączy operator I (muszą być spełnione jednocześnie)
Grupy łączy operator LUB (wystarczy, że spełniona jest jedna z grup)

Przycisk Dodaj warunek AND dokłada warunek do bieżącej grupy, a Dodaj grupę warunków (LUB) tworzy nową, alternatywną grupę.

Każdy warunek to: pole → operator → wartość. Warunki z pustym polem lub pustą wartością są pomijane przy uruchomieniu.

Operatory

Dostępne operatory zależą od typu pola:

Typ pola	Operatory
Tekst	równa się, nie równa się, zawiera, nie zawiera
Data	równa się, nie równa się, większe niż, większe lub równe, mniejsze niż, mniejsze lub równe, dni pozostało
Liczba	równa się, nie równa się, większe niż, większe lub równe, mniejsze niż, mniejsze lub równe
Lista wyboru (select, radio, etap, status, priorytet, kategoria, kanał)	równa się, nie równa się

Porównania tekstowe nie rozróżniają wielkości liter. Operator dni pozostało dla pól datowych wybiera zgłoszenia, w których do wskazanej daty pozostało co najmniej podana liczba dni (daty przeszłe są pomijane).

Wartości dynamiczne dla dat

Zamiast konkretnej daty z kalendarza możesz wybrać wartość dynamiczną, wyliczaną w momencie uruchomienia raportu:

Bieżący dzień, Poprzedni dzień
Pierwszy / ostatni dzień tygodnia oraz poprzedniego tygodnia
Pierwszy / ostatni dzień miesiąca oraz poprzedniego miesiąca
Pierwszy / ostatni dzień kwartału oraz poprzedniego kwartału
Pierwszy / ostatni dzień roku oraz poprzedniego roku

Wskazówka

Wartości dynamiczne mają największy sens w zapisanych wersjach i harmonogramach cyklicznych — filtr „od pierwszego dnia poprzedniego miesiąca do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca” co miesiąc obejmie właściwy okres bez ręcznej zmiany dat.

Wyniki raportu

Ekran wyników pokazuje tabelę z kolumnami skonfigurowanymi w raporcie oraz:

Łączną liczbę rekordów spełniających filtry
Zastosowane parametry — podsumowanie użytych filtrów i sortowania
Przyciski eksportu i akcji dodatkowych

Kolejność kolumn i sortowanie wyników wynikają z konfiguracji raportu. Jeśli w raporcie nie wskazano pola sortowania, wyniki są posortowane malejąco po dacie utworzenia zgłoszenia.

Sposób prezentacji danych

Daty wyświetlane są w formacie RRRR-MM-DD, przeliczone na strefę czasową ustawioną w koncie
Pola typu tak/nie pokazywane są jako Tak / Nie
Pola wielokrotnego wyboru prezentowane są jako wartości rozdzielone przecinkiem
Priorytet i kanał tłumaczone są na język interfejsu
Puste wartości pokazywane są jako pusta komórka

Limit 1000 rekordów na ekranie

Podgląd na ekranie jest ograniczony do 1000 wierszy. Jeśli raport zwrócił więcej danych, zobaczysz ostrzeżenie — pełny zestaw danych otrzymasz, eksportując raport do pliku. Licznik „Łącznie” pokazuje rzeczywistą liczbę wszystkich pasujących zgłoszeń, także gdy tabela została przycięta.

Jeśli raport nie ma dodanych żadnych pól, zamiast tabeli zobaczysz ostrzeżenie — poproś administratora o skonfigurowanie kolumn raportu.

Akcje na wynikach

Nad tabelą wyników dostępne są:

Eksportuj: PDF / CSV / XLS — zleca wygenerowanie pliku z pełnym zestawem danych (zobacz Eksport i pobieranie raportów)
Wyślij do mnie — generuje plik i wysyła go jako załącznik na Twój adres e-mail
Ustaw harmonogram — tworzy cykliczne generowanie raportu z bieżącymi filtrami (zobacz Harmonogramy raportów)
Zapisz wersję — zapisuje bieżący zestaw filtrów pod własną nazwą
Wróć do filtrów — powrót do ekranu budowania filtrów bez utraty ustawień

Zapisane wersje raportu

Wersja raportu to zapisany zestaw filtrów — nie kopia danych. Uruchomienie wersji zawsze wykonuje raport na aktualnych danych.

Aby zapisać wersję: uruchom raport z wybranymi filtrami, kliknij Zapisz wersję, nadaj jej nazwę i zapisz. Wersja pojawi się pod nazwą raportu na liście raportów — kliknięcie jej uruchamia raport z tymi filtrami.

Wersje są wspólne dla wszystkich użytkowników mających dostęp do raportu. Usuwać je można z poziomu konfiguracji raportu (Konfiguracja → Typy zgłoszeń → [typ] → Raporty).

FAQ

Dostęp do modułu wymaga uprawnienia do wykonywania raportów. Poproś administratora o dodanie Twojej grupy odpowiednich uprawnień.

Nie widzę żadnego raportu na liście — dlaczego?

Raporty są tworzone przez administratora w konfiguracji typu zgłoszenia. Jeśli lista jest pusta, w koncie nie zdefiniowano jeszcze żadnego raportu.

Dlaczego nie mogę filtrować po interesującym mnie polu?

Na liście filtrów pojawiają się tylko pola, które administrator oznaczył jako filtrowalne w konfiguracji raportu.

Czy wynik raportu uwzględnia zgłoszenia innych organizacji?

Nie. Raport zwraca wyłącznie zgłoszenia z organizacji, do których masz dostęp.

Czy raport pokazuje dane historyczne?

Nie — raport zawsze wykonuje się na bieżących danych. Zapisana wersja przechowuje wyłącznie filtry, a nie wyniki z dnia zapisania.

Jak uzyskać wszystkie wiersze, gdy widzę ostrzeżenie o limicie 1000?

Wyeksportuj raport do pliku CSV lub XLS — eksport zawiera komplet danych (eksport PDF ma osobny limit 10 000 wierszy).